Time Management

Heb je altijd haast en voelt het werk nooit af? Dat is slecht voor je gemoedsrust, productiviteit én gezondheid. Het kan echter anders. Wie weet wat hij wil bereiken, maakt plannen doelbewust en houdt tijd over. Dat noemen we effectief time management.

Wat is time management?

Time management verwijst naar het proces van plannen en het uitvoeren van handelingen om je tijd effectief te gebruiken. Het betekent dat je bewust bezig bent met het creëren van controle over de hoeveelheid tijd die je aan activiteiten besteedt. Het doel is om zowel effectiviteit als efficiëntie te bevorderen.

Stephen R. Covey over time management

Er zijn veel theorieën over time management, maar wij richten ons op een van de meest praktische methoden: het model van Stephen R. Covey, auteur van De 7 eigenschappen van effectief leiderschap.

In dit model onderscheiden we twee factoren die bepalen hoe we onze tijd verdelen: urgentie en belangrijkheid. Hierdoor ontstaan vier kwadranten:

Kwadrant 1: Belangrijk én urgent

Dit kwadrant bevat zaken die direct aandacht vereisen, zoals crises, problemen met een deadline of dringende verzoeken van collega's. Hoewel sommige situaties onvermijdelijk zijn, is het belangrijk om niet te veel tijd in dit kwadrant door te brengen.

Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet urgent

Hier gaat het om activiteiten zoals voorbereiding, het onderzoeken van nieuwe kansen, het maken van planningen en het onderhouden van relaties. Dit is het kwadrant waar je de meeste tijd wilt besteden. Hier ligt de sleutel tot effectief time management.

Kwadrant 3: Niet belangrijk, maar wel urgent

Denk aan zaken die je dagelijkse planning onderbreken, zoals telefoontjes of vergaderingen die weinig waarde toevoegen. Hoewel deze activiteiten urgent lijken, leveren ze vaak geen zinnige resultaten op. Probeer kritisch te beoordelen of je hier echt tijd aan moet besteden.

Kwadrant 4: Niet belangrijk én niet urgent

Dit kwadrant omvat activiteiten zoals het praten over irrelevante zaken, onnodig scrollen op je telefoon of het lezen van onbelangrijke e-mails. Hier kun je vaak de grootste tijdsbesparingen realiseren door deze activiteiten te vermijden.

Wat je moet weten over time management

Ken en bepaal je doelen.

Waar wil je heen? Stel bij meerdere doelen je prioriteiten: welke zaken zijn het meest belangrijk? Deze activiteiten behoren tot Kwadrant 2. Kijk voor meer informatie bij SMART-doelen stellen.

Plan je tijd volgens de kwadranten.

Kwadrant 2: Plan activiteiten voor je belangrijkste doelen.

Kwadrant 1: Deze activiteiten zijn niet te plannen, maar probeer ze te beperken.

Kwadrant 3: Beperk deze activiteiten zoveel mogelijk.

Kwadrant 4: Vermijd deze activiteiten helemaal.

Een praktische planningstool

Een voorbeeld van hoe je je tijd kunt indelen met de kwadranten:

Let op: kwadrant 2-activiteiten krijgen prioriteit in de planning.

Een metafoor voor time management

Stel je een glazen pot voor. Als je begint met het vullen van de pot met grote stenen, lijkt deze vol. Maar voeg je daarna grind toe, blijkt er nog ruimte te zijn. Voeg vervolgens zand en water toe, en je zult zien dat alles erin past.

De grote stenen staan symbool voor de activiteiten uit Kwadrant 2: de belangrijke, niet urgente zaken. Als je hiermee begint, kun je daarna de minder belangrijke taken invullen. Begin je echter met zand of water, dan passen de grote stenen er niet meer bij.

Time management

Belangrijk

Niet belangrijk

Urgent

Kwadrant 1

Kwadrant 3

Niet urgent

Kwadrant 2

Kwadrant 4