Managen van complexe veranderingen

Veranderingen teweegbrengen kan soms lastig zijn. Een hulpmiddel kan handig zijn om een veranderproces te begeleiden. Dit instrument helpt om na te gaan of je met je verandering of verbeterproces op de goede weg bent. Ook kun je bij stagnatie onderzoeken wat mogelijk de oorzaak daarvan is.

                                                                    Schema van Ersösz

Beschrijving

Voor het managen van complexe veranderingen op organisatie- of afdelingsniveau kan gebruik worden gemaakt van het Ersösz-model (zie bovenstaand figuur). Centraal in dit model staat het volgende idee: om succesvol te kunnen veranderen, zijn een aantal factoren van belang, namelijk visie, vaardigheden, prikkels, middelen en een plan van aanpak. Al deze factoren moeten aanwezig zijn; als één van deze factoren ontbreekt, kan er verwarring, onzekerheid, weerstand of frustratie ontstaan. Of het project komt simpelweg niet op gang.

Hieronder worden de factoren uit het model van Ersösz kort toegelicht.

Succesvol veranderen door:

1. Visie

Het is belangrijk dat de deelnemers weten hoe de doelen van het verbeterproject zich verhouden tot de visie van het bedrijf waarvoor zij werken. Tijdens de uitvoering van het project kan het gebeuren dat teamleden zo opgaan in het doorvoeren van veranderingen dat zij uit het oog verliezen waarom ze dit doen. Dit kan verwarrend werken. Er is dan behoefte aan transparantie: sta stil bij het waarom, de ambitie en de visie die schuilgaan achter het project.

2. Vaardigheden

Voor het uitvoeren van effectieve interventies volgens richtlijnen zijn bepaalde vaardigheden nodig. Soms moeten teamleden extra scholing krijgen om deze nieuwe vaardigheden goed te kunnen uitvoeren. Ontbreken deze vaardigheden, dan kan dit leiden tot verwarring of onzekerheid bij medewerkers.

3. Prikkels

Als er binnen het project onvoldoende prikkels zijn, kan weerstand ontstaan. Een goed voorbeeld hiervan is het niet terugkoppelen van feedback op metingen die door teamleden zijn uitgevoerd. Hier is vaak juist veel behoefte aan! Als een hulpverlener voortdurend metingen en bijbehorende registraties moet verrichten, is de terugkoppeling van de resultaten hiervan een belangrijke prikkel. Blijft deze uit, dan is de kans groot dat het team of de betreffende teamleden weerstand tegen het meten ontwikkelen.

4. Middelen

Geen enkel verbeterproject kan zonder de noodzakelijke middelen. Tijd voor het bedenken en uitvoeren van verbeteractiviteiten en het beschikken over voldoende financiële middelen zijn twee belangrijke voorbeelden hiervan. Ontbreekt het hieraan, dan kan er nog zoveel enthousiasme zijn, maar uiteindelijk raken teamleden gefrustreerd.

5. Plan van aanpak

Een plan van aanpak is noodzakelijk. Het geeft antwoord op de vragen: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Zonder een helder plan van aanpak maak je een valse start. Wanneer acties niet goed zijn uitgewerkt, moet het team opnieuw bepalen wie wat en wanneer doet. Een plan van aanpak moet bestaan uit activiteiten die erop gericht zijn om – op alle onderdelen – het doel te behalen.